Chaos am Arbeitsplatz kann weitreichende, langfristige Folgen haben. In einer unstrukturierten Umgebung verliert man schnell den Fokus, was zu Ineffizienz und Fehlern führt. Wenn darüber hinaus Aufgaben und Verantwortlichkeiten vor oder während eines Prozesses nicht klar definiert sind, leidet die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams eventuell unter Missverständnissen. Vermeidbar gewesener Stress und Hektik wirken sich dann negativ auf die Motivation und Arbeitszufriedenheit aller Beteiligten aus.
Durch eine gute Selbstorganisation verbringst Du weniger Zeit mit unwichtigen Tätigkeiten und präferierst vielmehr bedeutsame Projekte. Du solltest Deine Ziele klar definieren und einen strukturierten Plan entwickeln, um sie mit realisierbaren Zwischenschritten zu erreichen. Mit einer besseren Konzentration erhöht sich auch Deine gesamte Produktivität. Du bist in der Lage, anderen Deine Ideen, Fortschritte und Ergebnisse transparent darzustellen und kannst bei unerwarteten Situationen besser reagieren.
Wann mehr Struktur nicht schaden würde
Manche Menschen neigen von Natur aus zu einer gewissen Unordnung oder haben Schwierigkeiten, ihre Zeit und Ressourcen effektiv zu gestalten. Bei vielen Aspekten der Selbstorganisation handelt es sich aber glücklicherweise um erlernbare Fähigkeiten. Wenn Du regelmäßig Meetings, Abgabetermine oder wichtige Verpflichtungen versäumst, ist das ein starkes Zeichen, dass es an der grundlegenden Disziplin fehlt.
Schleicht sich ein Gefühl von Überwältigung ein, angesichts der Menge an Aufgaben, die Du vermeintlich noch alle erledigen müsstest, sind ernsthafte Veränderungen in Betracht zu ziehen. In manchen Fällen kommt es zu körperlichen und emotionalen Symptomen wie Rückenschmerzen, erhöhte Reizbarkeit, Stress oder Schlaflosigkeit. Verstärkt werden diese, wenn negative Rückmeldungen von Kollegen, Mitarbeitern oder Vorgesetzten bezüglich Deines mangelhaften Zeitmanagements immer lauter werden.
Know-how: Selbstorganisation kontinuierlich verbessern
1. Ziele: Beginne mit der Festlegung von klaren, spezifischen und messbaren Zielen. Nutze dazu die SMART-Methode (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden), um Deine Ziele zu definieren.
2. Prioritäten: Eine beliebte Methode ist die Eisenhower-Matrix, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Konzentriere Dich zuerst auf die wichtigen und dringenden Aufgaben.
3. Planungswerkzeuge: Verwende ab sofort Kalender oder digitale Tools, um Aufgaben und Termine zu planen. Regelmäßige Reviews in Form von To-do-Listen helfen, den Überblick zu behalten.
4. Zeitmanagement: Techniken wie die Pomodoro-Methode (25 Minuten konzentriertes Arbeiten, gefolgt von kurzen Pausen) können helfen, die Produktivität zu steigern und Erschöpfung zu vermeiden.
5. Routinen: Setze einen klaren Rahmen für den anstehenden Tag. Routinen helfen dabei, wertvolle Zeitkapazitäten für wichtige Aufgaben zu reservieren und Ablenkungen zu reduzieren.
6. Ordnung: Nimm Dir regelmäßig Zeit, den Arbeitsplatz zu organisieren und entferne unnötige Ablenkungen aus Deinem Sichtfeld.
7. Reflexion: Gehe in Dich und resümiere in gewissen Abständen, was gut funktioniert und was nicht. Passe Deine Methoden und Strategien an, basierend auf den Erfahrungswerten.
8. Anpassungsfähigkeit: Manchmal erfordern unvorhergesehene Umstände eine Neubewertung von Prioritäten. Lerne deshalb, flexibel mit Veränderungen umzugehen.
9. Selbstdisziplin: Finde heraus, was Dich motiviert, vielleicht eine angemessene Belohnung nach dem Erledigen einer Aufgabe oder das Setzen kleiner Meilensteine.
10. Weiterbildung: Es gibt viele Workshops, Online-Kurse und Bücher, die sich mit Selbstorganisation und Zeitmanagement beschäftigen. Es lohnt sich in jedem Fall von Experten zu lernen.
Empfehlenswerte Bücher für besseres Zeitmanagement
“Getting things done: The art of stress-free productivity“ von David Allen beschreibt die GTD-Methode, die darauf abzielt, die Produktivität zu steigern und Stress zu reduzieren. Ein weiterer Klassiker ist “The 7 habits of highly effective people“ von Stephen R. Covey, der zeitlose Prinzipien zur persönlichen und beruflichen Entwicklung bietet.
Auch “Eat that frog!: 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time“ von Brian Tracy ist lesenswert, da es praktische Tipps gibt, um Prokrastination zu überwinden und effizienter zu arbeiten. Alle diese Bücher und gewiss noch mehr Literatur auf dem internationalen Markt können Dir wertvolle Einsichten und Strategien für ein besseres Zeitmanagement bieten.
